Mendix Aktiviert Siemens Finanzteams entwickeln eigene Anwendungen

Die Finanzabteilung von Siemens Industrial Software Co., Ltd. überwacht das Finanzmanagement des Unternehmens, einschließlich Buchhaltung, Budgetierung, Ausgabenkontrolle und Unterstützung von Geschäftsentscheidungen.

Darüber hinaus vertiefen sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, um das Finanzmanagement zu verbessern und wichtige Daten für den Unternehmensbetrieb und die Investitionstätigkeiten bereitzustellen.

Im heutigen digitalen Zeitalter steht die Finanzabteilung vor Chancen und Herausforderungen der digitalen Transformation. Herkömmliche Arbeitsabläufe verbrauchten erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen und stützten sich in hohem Maße auf manuelle Prozesse.

So war beispielsweise für die grundlegende finanzielle Rückerstattung eine manuelle Überprüfung der von den Abteilungen eingereichten Papierdokumente erforderlich, was wöchentlich mindestens 1.5 Stunden Arbeit in Anspruch nahm. Ebenso erforderte die Verwaltung der jährlich rund 100 neu eingestellten Agenten die manuelle Bearbeitung von Genehmigungsprozessen in mehreren Abteilungen, was zeitaufwändig und fehleranfällig war.

Autarke App-Entwicklung

Die digitale Transformation war unabdingbar manuelle Prozesse zu reformieren und auf automatisierte Arbeitsabläufe umzustellen, die Fehler minimieren. Für ein Finanzteam ohne IT-Zugehörigkeit stellte dies jedoch mehrere Herausforderungen dar:

1. Mangelndes IT-Wissen und fehlende Tools um die Digitalisierungsbemühungen zu unterstützen.
2. Einschränkungen bei der Priorisierung der IT-Abteilung bedeutete, dass nicht alle Geschäftsanforderungen zeitnah erfüllt werden konnten.
3. Kommunikationsbarrieren mit der IT-Abteilung aufgrund unterschiedlicher Auffassungen von Geschäfts- und Systemlogik.

Durch die interne Kommunikation mit Siemens IT und Wissensaustauschsitzungen erfuhr die Finanzabteilung mehr über Mendix, eine Plattform, die es Nicht-IT-Benutzern ermöglicht, eigenständig Anwendungen zu entwickeln.

Inspiriert durch Beispiele aus anderen Abteilungen begann das Finanzteam, die Plattform zu erkunden und absolvierte während einer Homeoffice-Phase ein selbstgesteuertes Training, bei dem es in nur 10 Arbeitstagen grundlegende Entwicklerzertifizierungen erwarb.

Obwohl das Team über keinerlei Vorkenntnisse in der Softwareentwicklung verfügte, gestaltete sich der Zertifizierungsprozess unkompliziert, da es täglich 3–4 Stunden für das Studium von Videokursen und für Übungen aufwendete.

Prozessoptimierung mit Low-Code

Die richtigen Mendixhat die Finanzabteilung mehrere Anwendungen entwickelt.

Partner-Rekrutierungs- und Aktualisierungssystem

Diese Plattform automatisiert Prozesse wie die Rekrutierung von Agenten, die Überprüfung der Qualifikationen, die Unterzeichnung oder Aktualisierung von Verträgen, die Ausstellung von Zertifikaten und Namensänderungen. Zu den Vorteilen gehören:

• Weniger manuelle und sich wiederholende Aufgaben: Workflow-Automatisierung Die E-Mail-basierte Kommunikation wurde eliminiert, da das System Genehmigungen auslöste und Verträge und Zertifikate automatisch generierte.
• Verbesserte Kommunikation und Genehmigungseffizienz: Die Genehmigungszeit für neue Wirkstoffe verringerte sich von 1–1.5 Monaten auf etwa eine Woche.
• Transparenz: Benutzer können den Genehmigungsstatus in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf Unterstützung leisten.
• Kundenbindung: Vorlagen und Regeln sorgen für eine Standardisierung der Prozesse.
• Einheitliche Dokumenten- und Informationsablage: Cloudbasierter Speicher verhindert Datenverlust und bietet allen Abteilungen jederzeit und überall Zugriff.
• Flexibles Management: Funktionen wie Vertragsvorlagenverwaltung, anpassbare Felder und Workflow-Dashboards verbessern die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

System zur Einreichung von Erstattungsdokumenten

Dieses mobile Applikation ermöglicht Mitarbeitern die Registrierung von Erstattungsinformationen durch Scannen eines QR-Codes. Das Finanzpersonal kann direkt auf übermittelte Daten zugreifen, wodurch manuelle Überprüfungs- und Eingabeprozesse entfallen.

Flexibles Arbeitsmanagementsystem

Dieses System wurde in einer Zeit entwickelt, in der die Anwesenheit im Büro eingeschränkt war. Es ermöglichte die Echtzeitverfolgung von Anwesenheitsplänen und sorgte so für eine reibungslosere Zusammenarbeit und Planung innerhalb der Abteilung.

Die richtigen Mendixkonnte das Finanzteam die Anwendungsbereitstellung beschleunigen, Personalressourcen einsparen und Kommunikationsbarrieren mit der IT überwindet.

So wurde beispielsweise das „Partner Recruitment and Update System“ in nur 40 Tagen entwickelt, während die Entwicklung mit herkömmlichen Methoden schätzungsweise 3–4 Monate gedauert hätte. Kleinere Anwendungen wie die Erstattungs- und Anwesenheitssysteme wurden in nur fünf Tagen fertiggestellt.

Eine neue Ära der Effizienz

Die Finanzabteilung fasste die Vorteile der Low-Code-Entwicklung wie folgt zusammen:

• Zeitersparnis: Mittelgroße Anwendungen können in 40 Tagen entwickelt werden, statt in 3–4 Monaten, wie es herkömmlicherweise der Fall ist, wobei vor der Bereitstellung ausreichend Zeit für Benutzertests bleibt.
• Arbeitsersparnis: Zur Fertigstellung der Anwendungen sind nur 1–2 Entwickler erforderlich.
• Echtzeit-Sichtbarkeit: Geschäftsbenutzer können den Projektfortschritt verfolgen und sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe logisch ausgerichtet sind, was eine schnelle Fehlerbehebung ermöglicht.
• Einfache Bereitstellung: Cloudbasierte Bereitstellung über die Siemens Die Dayu-Plattform vereinfacht den Prozess durch geführte Schritte und Veröffentlichung mit nur einem Klick.

„Traditionelle Entwicklung ist wie das Steuern eines großen Schiffes, bei dem Passagiere und Kapitäne unterschiedliche Rollen haben. Low-Code ist wie das Steuern eines Kajaks, bei dem Passagiere sind auch Kapitäne, was Flexibilität und schnelle Anpassungen ermöglicht“, sagte Yu Chao, Finance BP und Projektleiter.

Durch Umarmen Mendixhat die Finanzabteilung den Weg für weitere Innovationen geebnet und plant, den Einsatz in umfassenderen Digitalisierungsprojekten auszuweiten, um Finanzprozesse und abteilungsübergreifende Prozesse zu verbessern.

Durch Umarmen Mendixhat die Finanzabteilung den Weg für weitere Innovationen geebnet und plant, den Einsatz von in umfassenderen Digitalisierungsprojekten um finanzielle und abteilungsübergreifende Prozesse zu verbessern.