En tant que l'un des principaux fournisseurs mondiaux de services d'ingénierie et de conseil pour les projets d'infrastructure mondiaux, Royal HaskoningDHV est appelé à diriger des centaines d’engagements qui aident les gouvernements et les grandes entreprises à déployer des systèmes et des solutions pour la gestion de l’énergie, les chaînes d’approvisionnement en aliments et en eau, les solutions de transport et bien plus encore.

L'ampleur et la diversité de ces projets – de quelques semaines à 20 ans – qui se déroulent partout dans le monde représentent un défi de gestion important. Quel est l'état d'avancement du projet ? Quelles sont les ressources nécessaires ? Quelles sont les ressources inutilisées ? Quel est le profil de coût de la mission ? Avec un enjeu aussi important, il est essentiel pour l'entreprise d'avoir une visibilité complète sur ses centaines de projets et d'avoir un accès direct aux réponses à ces questions – et à bien d'autres.

Au fil du temps et de la croissance, les normes de gestion de projet de l'entreprise se sont toutefois fragmentées. Selon Jan Altena, chef de projet chez Royal HaskoningDHV, cela a donné lieu à un enchevêtrement complexe d'informations, de périodicités et de formats contradictoires.

« Les différents services utilisaient tous des outils différents : feuilles de calcul, impressions, tables Access et système d’autorisation de projet. Résultat : des centaines de chefs de projet, de responsables d’appels d’offres, de développeurs commerciaux, de responsables de propositions, d’approbateurs, de gestionnaires des risques et de cadres, sans oublier les conseillers financiers et juridiques, utilisaient et consultaient tous des systèmes et des rapports différents. »

Sélection d'un logiciel de qualité professionnelle

Bien que l'entreprise dispose d'un système sophistiqué système ERPAltena a déclaré que ce système n'était pas adapté au style de gestion de projet que l'entreprise poursuivait.

« C'est un système axé sur les finances », a-t-il déclaré. « Il gère très bien les heures de présence et les factures. Ce sont des éléments importants, mais nous avions besoin d'une couche par-dessus pour soutenir la façon dont nous gérons les projets, pas les finances. Le système ERP ne pouvait pas nous offrir une solution Web flexible pour prendre en charge l'intégralité du cycle de vie d'un projet. Nous avons simplement un spectre de projets plus large que ce qu'il pouvait gérer. Nous avons donc commencé à rechercher des alternatives personnalisées. »

En partenariat avec FlowFabric, expert en applications commerciales dynamiques, Royal HaskoningDHV a sélectionné le Mendix plateforme de développement low-code. En plus de la flexibilité et de l'évolutivité, avec Mendix, les ingénieurs pourraient :

• Commencez par des exigences de haut niveau
• Partagez les résultats immédiatement
• Mettez rapidement l'application entre les mains des utilisateurs clés
• Travailler de manière itérative

« Notre entreprise s’est engagée dans le développement de logiciels externalisés », a déclaré Altena, « et je connaissais FlowFabric. Ils m’ont montré certaines applications qu’ils ont créées dans Mendix et j’ai été impressionné.

« Nous avons réalisé une conception fonctionnelle de base et une preuve de concept – juste quelques écrans et flux de travail – puis nous avons sécurisé notre budget et nos approbations », a-t-il ajouté.

L'équipe a suivi la Méthodologie Scrum pour accélérer le projet de livraison du logiciel.

« Nous n’avions pas beaucoup de détails écrits », a déclaré Altena. « Nous avons une grande diversité dans notre travail, donc la clé était de trouver un support pour tout cela – sans perdre beaucoup de temps en discussions et en planification. J’ai pu immédiatement le voir Mendix était le choix idéal pour ce projet. Par exemple, les onglets d’approbation pour les appareils mobiles et la connectivité à d’autres systèmes étaient des fonctionnalités très utiles à nos besoins.

Gestion de projet centralisée

En quelques mois seulement, Royal HaskoningDHV et FlowFabric ont créé le « Project Managers Workbook » et l'ont déployé auprès de plus de 500 utilisateurs avec différents niveaux d'autorité allant du personnel de soutien, des chefs de projet aux responsables d'évaluation des risques et aux responsables hiérarchiques.

Se basant sur données provenant de plusieurs sources, l'application offre aux gestionnaires, approbateurs et cadres une bien meilleure visibilité et un meilleur aperçu de l'état, de la qualité et de la rentabilité des projets d'ingénierie en cours à l'échelle mondiale.

« Le plus intéressant, c’est que tout est unifié », explique Altena. « Il s’agit d’une seule source, d’un seul statut. Nous voyons toutes les dimensions du projet à chaque étape. Auparavant, nous devions gérer des e-mails et des documents papier dispersés dans plusieurs bureaux. Désormais, tout est centralisé. »

Une plus grande efficacité améliore l'expérience client

Selon Altena, Acceptation par l'utilisateur « Nous avons déployé tout cela en une seule fois », a-t-il déclaré, « et cela s’est incroyablement bien passé. Nos gens sont assez directs et se plaignent si quelque chose ne va pas, mais nous n’avons pratiquement rien vu de tel. »

« Nous avons une meilleure visibilité sur la situation actuelle. Nos utilisateurs constatent chaque jour l'impact de ce système. Il est très flexible et intuitif, et ils l'apprécient beaucoup. Nous pouvons également apporter des modifications nous-mêmes sans avoir à appeler FlowFabric. PM Workbook représente une amélioration considérable pour notre organisation », a-t-il conclu.